Whistleblowerpolitik

1. Formålet med whistleblowerordningen

For FDM, herunder alle ejede datterselskaber (FDM Test og Bilsyn A/S samt FDM Travel A/S), er det helt afgørende, at der fra alle sider er tillid til vores organisation og til den måde, vi driver vores forening og forretning på. Derfor er det vigtigt for os, at vi har en åben virksomhedskultur, hvor alle frit kan ytre sig, hvis man oplever uregelmæssigheder, uacceptabel adfærd eller har mistanke om, at der foregår noget ulovligt. En åben kultur er dog ikke altid tilstrækkelig, og derfor har vi desuden en whistleblowerordning, som er et supplement til den direkte og daglige kommunikation om fejl og utilfredsstillende forhold mv. på arbejdspladsen.

Whistleblowerordningen har til formål at sikre trygge rammer for, at ansatte og andre med tilknytning til FDM kan ytre sig om kritisable forhold i FDM uden at frygte for negative konsekvenser.

Du kan læse mere om vores whistleblowerpolitik nedenfor, herunder hvem der kan indberette, og hvad der kan indberettes om.

Ønsker du at foretage en indberetning kan du gøre det via https://report.whistleb.com/da/message/fdm.

2. Hvem kan foretage en indberetning?

Alle medarbejdere i FDM, medlemmer af ledelserne i FDM, herunder direktioner, bestyrelser og repræsentantskab samt andre med tilknytning til FDM i form af leverandører, samarbejdspartnere, revisorer, advokater og tidligere medarbejdere kan benytte whistleblowerordningen.

3. Hvem kan du indberette om?

Der kan indberettes om forhold begået af ansatte samt andre personer med tilknytning til FDM. Andre personer med tilknytning til FDM kan f.eks. være leverandører, eksterne samarbejdspartnere, revisorer, bestyrelsesmedlemmer, advokater og leverandører.

4. Hvad kan du indberette om?

Whistleblowerordningen kan kun anvendes til at indberette alvorlige forhold, som ikke kan håndteres i den daglige dialog mellem ledelse og medarbejdere. Ordningen kan således ikke anvendes i forhold til f.eks. utilfredshed med lønniveau, mindre forseelser såsom overtrædelser af retningslinjer for rygning og alkohol og samarbejdsvanskeligheder, som skal indberettes via de normale kanaler, f.eks. til nærmeste leder, samarbejdsudvalget (SU), arbejdsmiljøorganisationen (AMO) eller HR.

Visse overtrædelser af EU-retten, der kan indberettes om via whistleblowerordningen, er f.eks.:

• Overtrædelser vedrørende reglerne om produktsikkerhed og – overensstemmelse, transportsikkerhed samt forbrugerbeskyttelse. Der henvises til de nærmere regler i artikel 2 i EU-direktivet 2019/1937 af 23. oktober 2019 om beskyttelse af personer der indberetter om overtrædelser af EU-retten.

Alvorlige forhold, der kan indberettes via whistleblowerordningen, er f.eks. oplysninger om:

• Strafbare forhold, f.eks. misbrug af økonomiske midler, tyveri, svig, underslæb, bedrageri, bestikkelse, dokumentfalsk mv.
• Grove eller gentagne overtrædelser af lovgivningen, f.eks. ift. arbejdssikkerhed eller miljøregler.
• Grove eller gentagne overtrædelser af væsentlige interne retningslinjer, fx om tjenesterejser, gaver, regnskabsaflæggelse mv.
• Grove personrelaterede konflikter på arbejdspladsen, fx i form af trusler, fysisk vold, seksuel chikane eller anden grov chikane.

Ovenstående liste er kun eksempler. Hvis du er i tvivl, hvorvidt din observation skal indberettes eller ej, opfordrer vi dig til at gøre det. Indberetningen vil herefter blive vurderet i forhold til, om den falder inden for ordningen, hvilket du vil få en tilbagemelding på.

5. Sådan indberetter du

Indberetninger kan kun foretages via internetportalen Safe2whistle, som sikrer en forsvarlig håndtering af fortrolige personoplysninger. Link til portalen er report.whistleb.com/fdm.

Foretager du en indberetning, vil følgende oplysninger normalt være nyttige ved den videre undersøgelse af sagen:

• Beskrivelse af forholdet, herunder dato, sted og navnet/navnene på den/de involverede person/personer.
• Eventuelle dokumenter eller beviser vedrørende overtrædelsen eller andre oplysninger, som kan lette en undersøgelse af sagen.

Du vælger selv, om du indgiver indberetningen i dit eget navn eller anonymt. Hvis du ønsker anonymitet, er det vigtigt, at du ikke skriver dit navn noget sted i indberetningen. Derudover bør du være opmærksom på, at det ikke kan udelukkedes, at din identitet kan udledes af de oplysninger, du selv har givet i indberetningen. Indledes der en retssag mod den anmeldte person, kan du blive indkaldt som et vidne i retssagen, hvorved anonymiteten kan fortabes..

FDM kan være forpligtet til at gøre indberetningen tilgængelig for personer, som er berørt heraf eller af de foranstaltninger, som denne måtte give anledning til.

6. Sådan håndterer vi indberetninger

Indberetninger til whistleblowerordningen foretages digitalt via internetportalen Safe2Whistle (report.whistleb.com/fdm).

Bech-Bruun administrerer ordningen som databehandler. Den eksterne forankring har til formål at sikre uvildighed og objektivitet i behandlingen af indberetningerne.

Bech-Bruun vil som ekstern administrator behandle alle henvendelser. Bech-Bruun vil frasortere de indberetninger, som ikke falder inden for ordningens formål, jf. afsnit 4, og som derfor i stedet skal behandles via de almindelige kommunikationskanaler.

Indberetninger, der falder inden for ordningen, videresendes til HR-chefen i FDM, som behandler og undersøger indberetningen. Bech-Bruun orienteres om resultatet af undersøgelsen og vurderer, om sagen kan betragtes som afsluttet, eller om indberetningen bør give anledning til yderligere undersøgelser. Indberetninger, som omhandler FDMs HR-chef, vil blive behandlet af Bech-Bruun i samarbejde med direktionen i FDM.

Indberetninger, der falder inden for ordningen, og vedrører direktion, bestyrelsesmedlemmer og/eller bestyrelsesformænd i FDM videresendes til sekretariatschefen i FDM, som koordinerer og supporterer behandlingen af indberetningen som følger:

• Indberetninger, som omhandler direktionen eller bestyrelsesmedlemmer i FDM, vil blive behandlet af Bech-Bruun i samarbejde med formanden for bestyrelsen i FDM. Indberetninger, der vedrører bestyrelsesformanden i FDM, vil blive behandlet af Bech-Bruun i samarbejde med to medlemmer af bestyrelsen af FDM, som ikke er inhabile i den pågældende sag.
   
• Indberetninger, som omhandler direktionen eller bestyrelsesmedlemmer i FDM Test og Bilsyn A/S, vil blive behandlet af Bech-Bruun i samarbejde med formanden for bestyrelsen i FDM Test og Bilsyn A/S. Indberetninger, der vedrører bestyrelsesformanden i FDM Test og Bilsyn A/S, vil blive behandlet af Bech-Bruun i samarbejde med to medlemmer af bestyrelsen i FDM Test og Bilsyn A/S, som ikke er inhabile i den pågældende sag.
   
• Indberetninger, som omhandler direktionen eller bestyrelsesmedlemmer i FDM travel A/S, vil blive behandlet af Bech-Bruun i samarbejde med formanden for bestyrelsen i FDM travel. Indberetninger, der vedrører bestyrelsesformanden i FDM travel A/S, vil blive behandlet af Bech-Bruun i samarbejde med bestyrelsesformanden i FDM.

Senest 7 dage efter at indberetningen er modtaget i whistleblowerportalen, vil du blive orienteret om, at din indberetning er modtaget i whistleblowerordningen, uanset om den falder inden for eller uden for ordningen. Falder den inden for ordningen, vil du som udgangspunkt inden for 3 måneder efter, at du har modtaget en bekræftelse, desuden blive orienteret, når sagen er afsluttet, medmindre du har valgt ikke at følge sagen. Hvis behandlingen af din indberetning kræver længere tid end 3 måneder, vil du modtage en orientering herom samt en begrundelse for, hvorfor yderligere undersøgelsestid er nødvendigt.

Al kommunikation mellem dig og Bech-Bruun sker over whistleblowerportalen. Det er derfor vigtigt, at du følger sagen, hvis du ønsker at modtage en bekræftelse på modtagelsen af din indberetning, en begrundelse for den længere sagsbehandlingstid samt ønsker at modtage en orientering om udfaldet af undersøgelserne af din indberetning.  

Indberetninger slettes straks, hvis de ikke falder inden for ordningens anvendelsesområde eller er åbenbart ubegrundede. Hvis indberetningen medfører en anmeldelse til relevante myndigheder, eller der sker anmeldelse til politiet, slettes indberetningen umiddelbart efter, at sagen er lukket af den relevante myndighed. Falder en indberetning inden for ordningens anvendelsesområde, slettes indberetningen som udgangspunkt 2 måneder efter, undersøgelserne er afsluttet, når der ikke tages yderligere skridt. En indberetning slettes senest 5 år efter en anmeldt medarbejders fratrædelse, hvis der er truffet disciplinære sanktioner overfor den anmeldte medarbejder på baggrund af indberetningen og de indsamlede oplysninger, eller der er andre årsager der gør det sagligt og nødvendigt fortsat at opbevare oplysningerne. De indsamlede oplysninger vil blive opbevares i den pågældendes medarbejdermappe. Læs mere under punkt 9 om databeskyttelse og opfyldelse af oplysningspligt.

7. Beskyttelse af personen, som foretager indberetning (whistlebloweren)

FDM tolererer ikke chikane, hævnaktioner mod eller andre former for sanktioner over for personer, der i god tro foretager indberetning af en sag i whistleblowerordningen, og det vil derfor blive mødt med ansættelsesretlige konsekvenser.

Der må ikke bevidst indgives urigtige eller vildledende oplysninger, som retter mistanke mod uskyldige personer. Indberetninger, der er foretaget i ond tro, vil efter omstændighederne kunne få negative ansættelsesretlige konsekvenser for den person, der har foretaget indberetningen.

8. Tavshedspligt

Bech-Bruun er som ekstern administrator sammen med FDMs interne administrator sammen med de personer som måtte blive inddraget i forbindelse med undersøgelser af indberetningen, underlagt en særlig lovbestemt tavshedspligt med hensyn til de oplysninger, der er eller har været til genstand for behandling i whistleblowerordningen.

Den interne administrator hos FDM vil sørge for, at denne særlige tavshedspligt indskærpes over for de personer, der bliver inddraget i behandlingen og undersøgelserne af en indberetning. 

9. Databeskyttelse og opfyldelse af oplysningspligt

FDM er dataansvarlig i forhold til behandlingen af personoplysninger i denne whistleblowerordning. 

Indsamlingen af personoplysninger afgivet i forbindelse med en indberetning til whistleblowerordningen og den behandling af personoplysninger, der sker i forbindelse med opfølgningen på en indberetning, er reguleret af databeskyttelseslovgivningen. 

Behandlingen af personoplysningerne kan ske, når det er nødvendigt for at håndtere indberetninger, der er modtaget i FDMs whistleblowerordning.

Efter Databeskyttelsesforordningen består der en oplysningspligt over for registrerede, herunder whistleblowere, berørte personer og enhver tredjemand nævnt i indberetningen, hvilket specificeres nedenfor.

Kategorier af personoplysninger
FDM vil i forbindelse med håndteringen af en indberetning behandle de personoplysninger, der er anført i indberetningen. De personoplysninger, som navnlig behandles som led i en indberetning, er identitets- og kontaktoplysninger samt beskrivelsen af forholdet/hændelsen, som førte til en indberetning, herunder efter omstændighederne følsomme personoplysninger samt oplysninger om strafbare forhold og andre rent private forhold. Undersøgelsen af indberetningen kan også medføre indsamling og behandling af yderligere personoplysninger end angivet i indberetningen.

Formålene med og retsgrundlaget for behandlingen af personoplysningerFDM kan behandle personoplysninger omfattet af databeskyttelsesforordningens artikel 6, 9 og 10 om whistleblowere, berørte personer og andre personer, som er nævnt i indberetninger med hjemmel i whistleblowerlovens § 22. Databeskyttelsesforordningen og databeskyttelsesloven finder herudover anvendelse på øvrig behandling af personoplysninger i relation til whistleblowerordningen.

Der kan også ske behandling af personoplysninger, når behandlingen af sådanne personoplysninger er nødvendig for selve opfølgningen på indberetningerne. Det kan f.eks. være den behandling af personoplysninger, der sker i forbindelse med afvikling af samtaler med relevante personer, ansættelsesretlig sanktionering samt underretning af relevante myndigheder og indgivelse af politianmeldelse.

Det er ikke hensigten at indsamle følsomme personoplysninger, herunder f.eks. helbredsoplysninger, gennem whistleblowerordningen. Det kan imidlertid vise sig at være relevant og nødvendigt i forbindelse med en undersøgelse af de indberettede forhold.

Kategorier af modtagere af personoplysninger
Det kan være nødvendigt for FDM at videregive personoplysninger fra en indberetning til andre. Der kan f.eks. ske videregivelse af personoplysninger til følgende kategorier af modtagere:
•    Autoriserede FDM medarbejdere i relevante afdelinger
•    Bech Bruun og dennes databehandlere 
•    Eksterne rådgivere, der bistår f.eks. med juridisk assistance i forbindelse med håndteringen af en konkret indberetning
•    Offentlige myndigheder, såfremt videregivelsen sker for at imødegå indberettede overtrædelser.

Oplysningspligt overfor berørte personer og enhver tredjemand nævnt i indberetninger
FDM har en oplysningspligt overfor berørte personer og enhver tredjemand nævnt i indberetninger om behandlingen af deres personoplysninger i forbindelse med håndteringen af en indberetning. Som udgangspunkt skal specifikke oplysninger gives til dem inden for en rimelig frist efter indsamlingen af personoplysningerne, men senest inden for en måned. Oplysningspligten kan dog efter en konkret vurdering udskydes eller undlades f.eks. af hensyn til efterforskning af en sag eller af afgørende hensyn til FDM, herunder hensyn til selskabets forretningsgrundlag, forretningspraksis, knowhow m.v., som overstiger hensynet til de registrerede.

Som udgangspunkt gælder dog, at hvis en indberetning falder inden for FDMs whistleblowerordning, vil berørte personer og enhver tredjemand, som er nævnt i indberetningen, ikke modtage en underretning herom.

Hvis indberetningen derimod vurderes at falde uden for FDMs whistleblowerordning, vil personer og enhver tredjemand som er nævnt i indberetningen, blive underrettet i overensstemmelse med ovenstående. 

Overførsel til tredjelande
Personoplysninger, der indsamles og opbevares i den tekniske whistleblowerløsning, vil ikke blive overført til et tredjeland uden for EU/EØS.

Opbevaring af personoplysninger 
Opbevaring af personoplysninger udstrækkes ikke ud over, hvad der er nødvendigt for at sikre krav i medfør af Whistleblowerloven, herunder navnlig whistleblowerens og berørte personers eventuelle behov for bevissikring samt FDMs pligt til at følge op på modtagne indberetninger, herunder ved at kæde sådanne indberetninger sammen med tidligere modtagne indberetninger.

Der vil løbende blive foretaget en konkret vurdering af, hvor længe fortsat opbevaring af tidligere modtagne indberetninger er nødvendig. I den konkrete vurdering vil det indgå, om det er sandsynligt, at personer med krav på beskyttelse efter Whistleblowerloven vil kunne få behov for at dokumentere den pågældende indberetning. Det vil endvidere tale for fortsat opbevaring, hvis der kan være grund til at tro, at indberetningen vil kunne bestyrkes af senere indkomne indberetninger om samme forhold. Fortsat opbevaring kan endvidere være nødvendigt for at opfylde en retlig forpligtelse i anden lovgivning.

Hvis der gennemføres en disciplinær sanktion over for en indberettet medarbejder, eller der i øvrigt foreligger grunde til, at det er sagligt og nødvendigt fortsat at opbevare oplysninger, kan oplysningerne opbevares på den pågældende medarbejders personalesag. Oplysningerne slettes i så fald senest 5 år efter medarbejderens fratrædelse, medmindre det i det konkrete tilfælde stadig er sagligt og nødvendigt at opbevare oplysningerne, f.eks. som følge af en verserende retssag.

Dine rettigheder
Som registreret, dvs. whistleblower, berørt person eller tredjemand, som er nævnt i indberetningen, har du en række rettigheder, med mindre der undtagelsesvist følger andet af databeskyttelseslovgivningen.

Du har retten til at anmode FDM om indsigt i og berigtigelse eller sletning af dine personoplysninger eller begrænsning af behandling vedrørende dig eller til at gøre indsigelse mod behandling samt retten til dataportabilitet.

Herudover har du ret til at klage til Datatilsynet. Datatilsynets kontaktinformationer findes på deres hjemmeside www.datatilsynet.dk.

Rettighederne kan udøves ved at kontakte FDMs HR chef.

Hvis du ikke føler dig tryg ved at benytte FDMs whistleblowerordning eller af andre grunde hellere vil benytte en ekstern whistleblowerordning, har du mulighed for at benytte Datatilsynets eksterne whistleblowerordning, hvor det er muligt at foretage skriftlige og mundtlige indberetninger. Datatilsynets whistleblowerordning kan tilgås via Datatilsynets hjemmeside.